Evidence reklamací RMA: historie zařízení na jeden klik
Reklamace přišla. Víte, o které zařízení jde — ale kde je smlouva? Kdy bylo naposledy v servisu? Kolikátá reklamace to je? Jestli tohle dohledáváte v e-mailech, Excelu a poznámkách, nejste sami. A přesně tohle má Elorai vyřešit.
Proč reklamace bývají chaos
Reklamace není jednorázová akce. Je to proces s několika kroky — příjem, posouzení, oprava nebo výměna, komunikace se zákazníkem, uzavření. A k tomu potřebujete kontext: co zákazník koupil, za jakých podmínek, co s tím zařízením bylo dřív.
Jenže ve většině firem jsou tyhle informace rozházené. Faktura je v účetním systému. E-mailová komunikace leží v Outlooku jednoho kolegy. Předchozí oprava je v papírovém servisletu nebo v jiném excelovském sešitu. A záruční podmínky? Možná v PDF někde na disku.
Výsledek: každá reklamace začíná pátráním. Ztrácíte čas, zákazník čeká a vy nevíte, jestli se jedná o opakovaný problém nebo jednorázovou neshodu.
Druhý problém je viditelnost. Kdo reklamaci řeší? V jakém je stavu? Kdy byl zákazník naposledy informován? Bez jednoho místa, kde je všechno pohromadě, na tyhle otázky v reálném čase neodpovíte.
Životní cyklus RMA v Elorai
Modul Reklamace (RMA) v Elorai pokrývá celý průběh od přijetí reklamace po její uzavření.
Reklamaci vytvoříte přímo ze zákazníka nebo ze zařízení. Hned při zakládání vidíte, co zákazník vlastní, jaké má smlouvy a jestli má aktivní servisní tiket. Nemusíte přepínat systémy ani nic dohledávat — kontext je tam od začátku.
Každá RMA má svůj stav: přijata, v řešení, čeká na díl, vyřízena, zamítnuta. Stavy si přizpůsobíte vlastnímu procesu. Ke každé RMA evidujete:
- popis závady a způsob přijetí (osobně, kurýrem, e-mailem)
- odpovědnou osobu a termín vyřízení
- interní poznámky i komunikaci se zákazníkem
- výsledek — oprava, výměna, dobropis, zamítnutí
Pokud reklamace končí výměnou dílu, napojíte ji na sklad. Pokud dobropisem, napojíte ji na fakturaci. Všechno v jednom systému — žádné přepisování do jiného nástroje.
Evidence majetku a jeho historie
Řada firem instaluje, pronajímá nebo spravuje zařízení u zákazníků. Klimatizační jednotky, pokladní terminály, průmyslové stroje, IT vybavení. A ke každému z nich potřebují vědět: kde je, komu patří, co se s ním dělo.
Modul Evidence majetku v Elorai tohle řeší. Každé zařízení má vlastní kartu s:
- výrobním číslem a typem
- umístěním a přiřazeným zákazníkem
- záruční lhůtou a datem pořízení
- celou historií — servisy, reklamace, výměny dílů
Historie se nevytváří ručně. Propojuje se automaticky ze servisních tiketů a RMA záznamů. Když technik uzavře servisní zakázku nebo kolegyně vyřídí reklamaci, záznam se přidá do karty zařízení sám.
Co to v praxi znamená? Když vám zákazník zavolá s reklamací, otevřete kartu zařízení a vidíte: tři servisy za poslední rok, jedna zamítnutá reklamace, záruka vyprší za čtyři měsíce. Máte okamžitý přehled a můžete se rozhodnout informovaně — ne naslepo.
Propojení se servisem
RMA a Evidence majetku nejsou izolované moduly. V Elorai jsou přirozeně propojené se servisními tikety a helpdeskem, který hlídá SLA. A tím pádem i s docházkou a ziskovostí zakázek — víte, kolik hodin bylo na konkrétní zařízení spotřebováno a co vás ta reklamace reálně stála.
Prakticky to funguje takto: zákazník nahlásí závadu přes zákaznický portál nebo e-mailem. Z toho vznikne tiket. Technik zjistí, že jde o závadu v záruční době — a přímo z tiketu otevře RMA. Oba záznamy jsou provázané, oba vidí do stejné karty zařízení.
Když reklamace skončí výměnou zařízení, stará karta majetku se uzavře a nová se přiřadí zákazníkovi. Historie se nepřeruší — je jasně vidět, co bylo před výměnou a co po ní.
Tento přehled oceníte i při kontrolách nebo auditech. Nemusíte nic rekonstruovat — je to tam, vždy bylo.
Modelový příklad reklamace
Představme si instalační firmu, která zákazníkům instaluje a servisuje vzduchotechniku. Zákazník Novák & syn volá, že jim jednotka přestala fungovat — druhý rok provozu, stále v záruce.
Bez propojeného systému: Technik hledá, kdy byla jednotka instalována. Kolegyně v účetnictví hledá fakturu. Vedoucí servisu zjišťuje, jestli tam byl někdo v posledním roce. Celé dopoledne telefonátů a prohledávání e-mailů.
V Elorai: Technik otevře zákazníka Novák & syn, přejde na jejich zařízení, klikne na jednotku a vidí: instalace 14. 3. 2024, servis 2. 9. 2024 (výměna filtru, bez závady), záruka do 14. 3. 2026. Otevře RMA přímo z karty zařízení, přiřadí ji sobě, nastaví stav „přijata” a napíše zákazníkovi automaticky generovaný potvrzovací e-mail. Celý úkon trvá tři minuty.
Po opravě technik uzavře RMA, výsledek se zapíše do karty zařízení. Příště, když Novák zavolá znovu, bude tenhle případ součástí jejich majetkové historie — viditelný na první pohled.
Elorai je od 1. 9. 2026 v ostrém provozu. Pokud spravujete zařízení u zákazníků a reklamace vás stojí víc času než by měly, má smysl se podívat, jestli by vám tento přístup seděl. Nechte nám svůj e-mail níže — ozveme se do jednoho pracovního dne s přístupem do 14denního trialu zdarma, bez zadávání karty, bez závazků.
Chcete vědět, kolik by vás Elorai stála konkrétně pro vaši firmu? Spočítejte si cenu na míru na elorai.cz.