Elorai pro servisní firmy: celý flow od poptávky po fakturu
Poptávka přijde e-mailem. Zapíšete ji do tabulky. Zakázku si poznačíte do jiného souboru. Díly objednáte z hlavy a teprve po fakturaci zjistíte, jestli vám ta práce vůbec vydělala. Zní to povědomě?
Tento článek vás provede jednou modelovou zakázkou — od první zprávy zákazníka až po vyhodnocení marže — a ukáže, jak může celý ten proces vypadat v jednom systému místo pěti.
Den v servisní firmě dnes
Představme si firmu se sedmi techniky. Servisují klimatizační jednotky — instalace, pravidelné revize, opravy. Zakázek je dost, lidé jsou vytížení. A přesto na konci měsíce majitel neví, která zakázka vydělala a která ho stála víc, než přinesla.
Proč? Protože každá část procesu žije jinde.
- Poptávky chodí na obecný e-mail, který sleduje recepce i šéf — každý trochu jinak.
- Nabídky se dělají v Excelu nebo Wordu, bez napojení na zákaznická data.
- Technici hlásí odpracované hodiny SMS nebo WhatsApp zprávy.
- Díly a spotřební materiál se dopisují ručně — pokud vůbec.
- Faktura jde z Fakturoidu, ale k zakázce v Excelu ji nikdo nespojí.
Výsledek: hodiny ztracené přepisováním, žádný reálný přehled o ziskovosti a neustálé hašení požárů místo řízení firmy.
Poptávka a nabídka: obchod jako první krok zakázky
Zákazník napíše e-mail: chce vyměnit dvě venkovní jednotky a přidat jednu novou. Standardní servisní poptávka.
V systému s modulem Obchod (CRM) se tohle nezapíše do tabulky — vytvoří se přímo obchodní případ. Jméno firmy se doplní z ARES podle IČO: adresa, název, DIČ — bez přepisování. AI asistentka Elora e-mail přečte a navrhne, co z něj vytvořit.
Z příležitosti vznikne nabídka. Přidáte položky — práce, díly, dopravu — a odešlete. Zákazník potvrdí. Nabídka se jedním kliknutím převede na zakázku.
Žádné kopírování. Žádné „kde mám tu původní poptávku?”. Celá komunikace zůstane připnutá k případu.
Modelový příklad: Firma Klimaservis s.r.o. dostane poptávku v pondělí ráno. Do oběda má odeslanou nabídku, protože technik nepřepisuje zákaznická data — systém je zná z předchozí zakázky z loňska. Zákazník potvrdí ve středu. Zakázka je automaticky otevřena a přiřazena vedoucímu technikovi.
Realizace a tickety: servis bez ztráty informací
Otevřená zakázka automaticky spustí servisní tiket. Vedoucí technik vidí, co má udělat, kdy a kde. Pokud se zákazník ozve s dotazem nebo reklamací v průběhu práce, odpověď se připíše přímo k tiketu — ne do anonymního e-mailového vlákna.
Modul Servis & tickety sleduje:
- stav tiketu (nový, přiřazený, v řešení, čekání na díl, vyřešený),
- odpracované hodiny — technik je zadá z mobilu přímo v terénu,
- SLA lhůty — pokud máte se zákazníkem servisní smlouvu s garantovanou dobou odezvy, systém hlídá, jestli se blíží deadline.
Elora dokáže tiket vytvořit přímo z příchozího e-mailu. Zákazník napíše „klimatizace nefunguje” a tiket je v systému dřív, než technik odloží kávu.
Tohle přímo navazuje na téma SLA a servisní smlouvy — jakmile máte zakázky a tikety pohromadě, můžete reálně sledovat, zda plníte to, co jste zákazníkovi slíbili.
Díly ze skladu: konec odhadování
Technik při výjezdu zjistí, že potřebuje výměnný kompresor. Standardní scénář v mnohých firmách: zavolá do kanceláře, někdo ověří (nebo neověří) stav skladu a díl se objedná nebo rovnou odveze.
V modulu Sklad & díly je stav skladu viditelný v reálném čase. Technik si díl přiřadí k tiketu — rovnou se odepíše ze skladu a přičte k nákladům zakázky. Pokud díl není na skladě, vznikne požadavek na objednávku.
Výsledek: víte, co je na skladě, co je spotřebováno na které zakázce a co je potřeba doobjednat. Žádné hádání, žádný zbývající materiál, který se „někde ztratil”.
Fakturace: přes Fakturoid, Money nebo Pohodu
Zakázka je hotová. Technik ji uzavře, hodiny jsou zapsané, díly spotřebované. Teď nastává fakturace.
Elorai se napojuje na Fakturoid, Money a Pohodu — partnerské nástroje, které v Česku tisíce firem dobře znají a používají. Fakturu nevystavujete znovu od nuly. Zakázka obsahuje všechny položky: práce, materiál, dopravu. Exportujete je přímo do svého fakturačního nástroje.
Žádné přepisování. Žádné „kolik hodin tam vlastně bylo?”. Vše, co technik zadal do systému, jde do faktury.
Pro firmy, které fakturují v eurech nebo jiných měnách — například servisují stroje pro zahraniční zákazníky — je v systému podpora více měn. Koruny i cizí měna, přepočet, vše na jednom místě.
Vyhodnocení ziskovosti: čísla, která byste měli znát
Faktura odešla. Zákazník zaplatil. A teď ta otázka, na kterou většina majitelů servisních firem nezná odpověď: vydělali jste na téhle zakázce, nebo ne?
Modul Ziskovost & P&L to spočítá za vás. Na jedné obrazovce vidíte:
- příjmy zakázky (fakturovaná částka),
- přímé náklady (hodiny techniků × jejich sazba, spotřebovaný materiál, doprava),
- hrubou marži v korunách i procentech.
Bez Excelu. Bez ručního sčítání. Bez týden starých dat.
Když tohle sledujete průběžně přes všechny zakázky, začnete vidět vzorce. Která zákaznická kategorie je nejziskovější? Kde přetahujete hodiny? Který typ servisu vás stojí víc, než účtujete?
Modelový příklad: Klimaservis s.r.o. po třech měsících používání zjistí, že pravidelné revize mají marži 48 %, ale jednorázové opravy „za každou cenu” jen 11 % — protože technici tráví na místě víc, než odhadli v nabídce. Tenhle poznatek změní způsob, jak firma sestavuje nabídky.
Ziskovost zakázky je jedno z nejdůležitějších čísel, která servisní firma potřebuje sledovat pravidelně — ne jednou za rok při uzávěrce.
Celý flow v jednom systému
Shrnuto: jeden zákazník, jedna zakázka, jeden systém.
| Krok | Modul |
|---|---|
| Poptávka a nabídka | Obchod (CRM) + ARES |
| Otevření zakázky | Zakázky |
| Servisní tiket a SLA | Servis & tickety |
| Spotřeba dílů | Sklad & díly |
| Fakturace | Fakturoid / Money / Pohoda |
| Ziskovost | Ziskovost & P&L |
Tohle je přesně to, co software pro servisní firmy má umět — ne jen evidovat kontakty nebo vystavovat faktury, ale propojit celý provoz tak, aby vám na konci dne dával smysl.
Elorai je od září 2026 v ostrém provozu. Chcete-li ho vyzkoušet, nechte nám e-mail níže — ozveme se do jednoho pracovního dne s přístupem do 14denního trialu zdarma. Žádný spam.
A chcete-li už teď vědět, co by vás systém měsíčně stál pro váš tým, napište na hello@elorai.cz — sestavíme cenu na míru podle počtu uživatelů a modulů, které skutečně potřebujete.